E-számla működése

Hogyan működik az elektronikus számlázás?

1. Elsőként egy legalább fokozott biztonságú tanúsítványt kell beszereznie, amellyel digitális aláírásokat készíthet. Elektronikus számla kiállításához cégének rendelkeznie kell elektronikus tanúsítvánnyal, melynek ügyintézésében szívesen nyújtunk segítséget.

2. Meg kell egyeznie partnerével abban, hogy befogadják egymás elektronikus számláit.

3. A ChaRM Pénzügy moduljában a számlázó elkészíti a számlát, ezzel a felhasználó teendői és a számára látható folyamatok befejeződtek.

4. A ChaRM elkészíti a dokumentumot a XadES szabvány és az APEH által ajánlott XML definíciók szerint, hozzáilleszti az Ön elektronikus aláírását és az időbélyeget.

Ezen lépések után a ChaRM az XML állományt - amely maga a hiteles számla - és az ebből készített, felhasználók számára könnyen kezelhető PDF fájlt e-mailen elküldi partnerének, ezzel egyidejűleg a ChaRM az értékesítési számlához csatolja feltöltött dokumentumként az XML és a PDF állományt.

Az Ön partnerének teendői

Az e-mailben, XML állományként kapott számla hitelességét a weben elérhető ChaRM Validátor segítségével ellenőrzi. A ChaRM validátor az ellenőrzésen túl előállít egy, a felhasználó számára is könnyen kezelhető PDF állományt a számla adataiból.

Partnerének a csatolt XML állományt kell megőriznie és egy esetleges APEH ellenőrzés alkalmával bemutatnia, illetve célszerű mindkét fájlt saját ügyviteli rendszerében az adott beszerzési számlához csatolnia. A csak a számla adatait tartalmazó (tehát aláírás és időpecsét nélküli) XML állomány (melyet az APEH egy ellenőrzés során kérhet) a validátor segítségével menthető el.